Upcoming tasks and forms
- Ongoing: Verify your association information on the Congress website is correct
- Today: Countdown to Congress meeting
- March 4: Submit Open Event Listing Form (optional)
- March 10: Submit Session Outline Form
- March 25: Submit preliminary conference program (PDF)
- March 31: Early bird registration deadline
- March 31: Register your complimentary pass recipients
Countdown to Congress meeting today
Planning Guide: section 2.3.4
Join us at the Countdown to Congress meeting today from 12:00 to 13:00 (ET). We will discuss the following topics:
- Recorded sessions at Congress 2022
- How to submit requests for audio-visual requirements
- How to monitor your association’s registration list
- Complimentary registration passes
- Congress Dependent Care Subsidy program
You can contribute your questions ahead of time by filling out this form.
Submit your open events by tomorrow
Planning Guide: section 4.2.3
You have until tomorrow to open sessions from your conference to the public by filling out an Open Event Listing Form via the Organizers Portal. Changes to existing submissions will be possible until April 29. Remember that open sessions are a great way to feature the research of your discipline to new audiences and encourage interdisciplinary discussions. All open events will be published in the calendar of open events.
NB: If you require more time to complete your initial form submissions, please contact your VPL.
New Virtual Congress Child and Dependent Care Subsidy
The Federation is pleased to pilot the Virtual Congress Dependent Care Subsidy program as part of its commitment to creating a more accessible, equitable, inclusive, and decolonized Congress experience for all attendees. This program provides financial support up to $200 to enable Congress presenters with dependent care responsibilities to participate in virtual Congress activities. Associations are allocated a number of subsidies to distribute: please consult the program and eligibility criteria in the Organizers Portal; the endorsement form will be posted on April 1. Recipients will be asked to submit a reimbursement form and confirmation of payment for eligible dependent care expenses. Thank you to associations that sent us their feedback following last month’s Countdown to Congress meeting!
Congress Graduate Merit Award
Planning Guide: section 4.3.3
The Congress Graduate Merit Award (CGMA) – consisting of a $500 award – is a wonderful funding opportunity for graduate student members of your association to present at Congress 2022. Visit the Organizers Portal to check your association’s award allocation, the program criteria, and instructions on how to submit your associations graduate student candidate(s) by April 12.
Audio-visual (AV) services at Congress
Planning Guide: section 5.2
You can now browse all AV services that will be available at Congress 2022, as well as their price points, in the final AV menu posted in the Organizers Portal. Starting on March 18, you will be invited to submit your AV requirements for each session. If you have any questions about the AV services, please contact your VPL.
Send us your preliminary conference program
Planning Guide: section 4.2.4
Help us share your conference program with your audience! Congress attendees, media representatives, and scholarly publishers often search the available conference programs prior to Congress to help them decide whether to register or to research stories of interest. Please submit a preliminary version by March 25 and the final version by April 15. All programs will be posted on your association page at www.federationhss.ca/en/congress-conferences.
On-demand and pre-recorded sessions
Congress presenters can now upload their on-demand or pre-recorded .mp4 videos to the Federation’s server until April 22. Instructions can be found in the Speaker Service Centre and within the virtual tool kit in the Organizers Portal. We accept .mp4 videos that are less than 2GB. VPLs will be reaching out to associations that indicated on-demand or pre-recorded room or session requests to confirm the video review process.
Access your association’s Google folder
Your association Google folder link is now available in the Organizers Portal. Click the link on the homepage and access your session/presenter data templates after March 18.
Tâches à venir et formulaires
- En cours : Vérification de l’exactitude des coordonnées de votre association qui figurent sur le site Web du Congrès.
- Aujourd'hui : Réunion En route vers le Congrès
- 4 mars : Soumission du Formulaire Événement ouvert (facultatif)
- 10 mars : Soumission du Formulaire Plan de séance
- 25 mars : Soumission du programme préliminaire de la conférence (format PDF)
- 31 mars : Date limite de préinscription
- 31 mars : Inscription des bénéficiaires de vos laissez-passer gratuits
Réunion En route vers le Congrès aujourd’hui
Guide de planification : section 2.3.4
Joignez-vous à nous à la réunion En route vers le Congrès qui se tiendra aujourd’hui de 12 h à 13 h (HE). Nous aborderons les sujets suivants :
- Séances enregistrées au Congrès 2022
- Comment communiquer vos besoins en matière d’équipement audiovisuel
- Comment gérer la liste d’inscription de votre association
- Les laissez-passer gratuits
- Programme de subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge
Vous pouvez soumettre vos questions à l’avance en remplissant ce formulaire.
Soumettez vos événements ouverts d’ici demain
Guide de planification : section 4.2.3
Vous avez jusqu’à demain pour ouvrir les séances de votre conférence au public en remplissant le formulaire Événement ouvert sur le Portail Organisateurs. Il sera possible de modifier les présentations existantes jusqu’au 29 avril. N’oubliez pas que les séances ouvertes sont une excellente façon de présenter la recherche de votre discipline à de nouveaux publics et d’encourager les discussions interdisciplinaires. Tous les événements ouverts seront publiés dans le calendrier des événements ouverts.
NB : Si vous avez besoin de plus de temps pour compléter votre formulaire initial, veuillez communiquer avec votre préposé.e de projet virtuel.
Nouvelle subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge
La Fédération est heureuse de lancer le programme de subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge dans le cadre de son engagement à créer une expérience plus accessible, équitable, inclusive et décolonisée pour tous les congressistes. Ce programme offre un soutien financier allant jusqu’à 200 $ pour permettre aux conférencier.ère.s. du Congrès ayant des responsabilités de soins auprès de personnes à charge de participer aux activités virtuelles du Congrès. Les associations se verront allouer un certain nombre de subventions à distribuer : veuillez consulter le programme et les critères d’admissibilité sur le Portail Organisateurs; le formulaire d’approbation sera mis en ligne le 1er avril. Les bénéficiaires devront soumettre un formulaire de remboursement et une confirmation du paiement des frais de garde des personnes à charge admissibles. Merci aux associations qui nous ont envoyé leurs commentaires à la suite de la rencontre En route vers le Congrès du mois dernier!
Prix du mérite des cycles supérieurs du Congrès
Guide de planification : section 4.3.3
Le Prix du mérite des cycles supérieurs du Congrès (PMCSC), d’une valeur de 500 $, est une excellente occasion de financement pour les étudiant.e.s des cycles supérieurs, membres de votre association, qui souhaitent faire une présentation au Congrès 2022. Veuillez consulter le Portail Organisateurs pour vérifier l’attribution des bourses de votre association, les critères du programme et les instructions sur la façon de déposer la candidature des étudiant.e.s diplômé.e.s de votre association d’ici le 12 avril.
Services audiovisuels (AV) au Congrès
Guide de planification : section 5.2
Vous pouvez consulter dès maintenant tous les services audiovisuels qui seront offerts au Congrès 2022, ainsi que leurs gammes de prix, dans le menu AV final publié sur le Portail Organisateurs. À compter du 18 mars, vous serez invité.e à soumettre vos besoins en matière d’équipement audiovisuel pour chaque séance. Si vous avez des questions au sujet des services audiovisuels, veuillez communiquer avec votre préposé.e de projet virtuel (PPV).
Envoyez-nous votre programme préliminaire de la conférence
Guide de planification : section 4.2.4
Aidez-nous à faire connaître votre programme à votre public! Les congressistes, les représentant.e.s des médias et les éditeur.trice.s de publications savantes consultent souvent les programmes des conférences disponibles avant le Congrès afin de décider s’ils ou elles souhaitent s’inscrire ou pour rechercher des sujets d’articles intéressants. Veuillez soumettre une version préliminaire d’ici le 25 mars et la version finale d’ici le 15 avril. Tous les programmes seront affichés à la page de votre association sur le site www.federationhss.ca/fr/congres-conferences.
Séances sur demande et préenregistrées
Les conférencier.ère.s du Congrès peuvent maintenant télécharger leurs vidéos à la demande ou préenregistrées mp4 sur le serveur de la Fédération jusqu’au 22 avril. Les instructions se trouvent à la page du Centre de service aux conférencier.ère.s et dans la trousse virtuelle sur le Portail Organisateurs. Nous acceptons les vidéos mp4 de moins de 2 Go. Les préposé.e.s de projet virtuel communiqueront avec les associations qui ont fait des demandes de salle ou de séance à la demande ou préenregistrées pour confirmer le processus d’examen des vidéos.
Accédez au dossier Google de votre association
Le lien vers le dossier Google de votre association est maintenant accessible sur le Portail Organisateurs. Cliquez sur le lien à la page d’accueil et accédez aux modèles de données de la séance ou du présentateur après le 18 mars.