Reminders and upcoming deadlines
- December 10: Submit your Request for Virtual Event Spaces Form
Promoting Congress and your association's conference
Planning Guide: section 6.2
A design toolbox is available in the Organizers Portal comprising of this year’s logos and customizable social media posts to help you promote Congress 2022 and your conference on your website, in emails to your members, or on social media. Download the toolbox from the “Design toolbox” sub-tab found under the “Resources” tab in the Organizers Portal.
Promoting your association's research and presenters
Planning Guide: section 6.3
Are you looking to increase awareness of an event, research or presenter? The Federation works with a media agency to shine the spotlight on newsworthy research before and during Congress. Keep an eye on your inbox in the new year for more information on our media opt-in program, and encourage your speakers to apply.
Review your association conference page
Find your association in the list of participating associations on the Congress 2022 website and verify that the information posted on the corresponding page is accurate and up to date. Email organizers@federationhss.ca if you notice any errors.
Your virtual conference spaces
Planning Guide: section 5.1
Start requesting virtual rooms for each conference space, per day, that your association requires. Your room requests are not automatically created based on your confirmed conference dates, nor can they be carried over from previous years. Complete your room requests by submitting your Request for Virtual Spaces Form before December 10 via the Organizers Portal. Be sure to reference your association’s historical data to see what was requested in previous years!
Did you miss an organizers email?
You can catch up on missed organizers emails at any time, by viewing the “Email archives” sub-tab found under the “Resources” tab in the Organizers Portal. If you’d like a member of your association to be added to the Organizers Portal and the organizers email list, send us an email at organizers@federationhss.ca.
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Rappels et échéances à venir
- Le 10 décembre : Soumettre le Formulaire de demande de salles virtuelles
Promouvoir le Congrès et votre conférence d’association
Guide de planification : section 6.2
Une trousse de conception graphique est disponible sur le Portail Organisateurs. Elle comprend les logos de l’année et des publications personnalisables pour les médias sociaux afin de vous aider à promouvoir le Congrès 2022 et votre conférence sur votre site Web, dans vos courriels à vos membres et sur les réseaux sociaux. Téléchargez la boîte à outils à l’aide du sous-onglet « Trousse graphique » sous l’onglet « Ressources » du Portail Organisateurs.
Promouvoir la recherche et les conférencier.ère.s de votre association
Guide de planification : section 6.3
Désirez-vous faire davantage connaître un événement, un travail de recherche ou un.e conférencier.ère? La Fédération collabore avec une agence de presse pour mettre en lumière les recherches dignes d’attention médiatique avant et durant le Congrès. Gardez l’œil sur votre boîte de réception au début de l’année prochaine, car vous recevrez de plus amples renseignements sur notre programme volontaire de relations avec les médias. Encouragez vos conférencier.ère.s à présenter une demande.
Passez en revue la page de votre conférence d’association
Trouvez votre association dans la liste des associations participantes sur le site Web du Congrès 2022 et vérifiez que les renseignements publiés à la page correspondante sont exacts et à jour. Envoyez un courriel à l’adresse organisateurs@federationhss.ca si vous y trouvez des erreurs.
Vos espaces de conférence virtuelle
Guide de planification : section 5.1
Commencez à faire vos demande de salles virtuelles pour chaque espace de conférence dont votre association a besoin par jour. Vos demandes de salles ne sont pas automatiquement créées selon les dates de conférence que vous avez confirmées et ne peuvent pas être reportées à partir d’années précédentes. Faites vos demandes de salle en soumettant votre formulaire de demande d’espace virtuel avant le 10 décembre sur le Portail Organisateurs. N’oubliez pas de consulter les données historiques de votre association pour voir ce qui a été demandé les exercices précédents!
Avez-vous manqué un bulletin des organisateur.trice.s?
Vous pouvez en tout temps consulter les bulletins des organisateur.trice.s manqués en visitant l’onglet « Archive des courriels » sous l’onglet « Ressources » du Portail Organisateurs. Si vous souhaitez qu’un membre de votre association soit ajouté au Portail Organisateurs et à la liste de distribution du bulletin des organisateur.trice.s, envoyez-nous un courriel à l’adresse organisateurs@federationhss.ca.