Upcoming tasks and forms
- Today: Countdown to Congress meeting
- February 25: Association greeting lounge draft content
- March 4: Submit Open Event listing Form (optional)
- March 10: Submit Session Outline Form
- March 25: Submit preliminary conference program (PDF)
Countdown to Congress meeting today
Planning Guide: section 2.3.4
- Please join us this afternoon as we will discuss:
- Upcoming deadlines
- When and if to hire an Association Assistant
- Submitting your session outline for room requests
- Association Greeting Lounges
- Open events
- Media relations program
- Indigenous protocols guidelines
- Congress updates
- Please submit questions ahead of the meeting by filling out this form
Student job opportunities at Congress
The Federation is recruiting over 150 short-term contract workers (students) to support the delivery of virtual Congress 2022. Available positions include Customer Service Representatives, Communications Assistants, and Event Technicians. We are committed to providing an inclusive and barrier-free process and work environment and encourage applications from equity-deserving groups including but not limited to persons with disabilities, and Black, Indigenous, and/or persons of colour. More details are on our Congress website. The application deadline is February 25, 2022.
Speaker Service Centre on Congress website
The Federation is pleased to announce a new component to the Congress 2022 section of the Federation website. Speakers at Congress can now refer to the Speaker Service Centre for various tips to prepare for their presentation.
Open Event Listing Form
Planning Guide: section 4.2.3
Congress attendees, including those who register for your conference, another association’s conference, or with a community pass, can attend all open events at Congress. Opening one or more of your sessions to the public provides your members with an opportunity to showcase their research. The Open Event Listing Form will be available in the Organizers Portal this week, and must be completed and submitted for each event that you wish to open by March 4, 2022, after which you may continue to modify the entries on the form until April 29, 2022. The submitted events will be published in the online calendar of open events on the Federation website.
Media opt-in program
Planning Guide: section 6.3.1
The best way to receive media coverage leading up to and during Congress is to encourage your researchers to opt into our media outreach program. Our team will scan the submissions received by the opt-in deadline and select the ones that show the most potential for media coverage, based on the new cycle and current trends. You and the selected researcher(s) will be contacted to develop a media story and prepare for interviews. We encourage you to invite your speakers to register for the media opt-in program before April 22, 2022.
Indigenous protocols, guidelines, and recommended practices for a virtual Congress 2022
Planning Guide: section 4.4
This document prepared by the Federation shares guidelines and best practices for respectfully engaging with Indigenous knowledges at Congress. It offers information on the recommended protocols for working with Elders or Knowledge Keepers and their helpers, gifts and honoraria, and ceremonies. Guidelines on official territorial acknowledgments for Congress 2022 are also included. You will be able to view it in the Organizers Portal this week.
Tâches et formulaires à remplir
- Aujourd'hui : Réunion En route vers le Congrès
- 25 février : Ébauche du contenu du salon d’accueil des associations
- 4 mars : Présentation du formulaire Événement ouvert (facultatif)
- 10 mars : Soumission du Formulaire Plan de séance
- 25 mars : Soumission du programme préliminaire de la conférence (format PDF)
Réunion En route vers le Congrès aujourd’hui
Guide de planification : section 2.3.4
Veuillez vous joindre à nous cet après-midi pour discuter des éléments suivants :
- Échéances à venir
- Quand embaucher un.e adjoint.e d’association, le cas échéant
- La présentation de votre programmation de séances pour les demandes de salle
- Les salons d’accueil des associations
- Le Formulaire événement ouvert
- Le programme de relations médiatiques
- Les protocoles, lignes directrices et pratiques recommandées autochtones
- Les derniers développements relatifs au Congrès
Veuillez soumettre vos questions avant la réunion en remplissant ce formulaire.
Possibilités d’emploi pour les étudiant.e.s au Congrès
La Fédération recrute plus de 150 employé.e.s contractuel.le.s à court terme (étudiant.e.s) afin de soutenir la prestation du Congrès 2022. Parmi les postes disponibles, on retrouve des postes de préposé.e au service à la clientèle, d’adjoint.e aux communications et de technicien.ne d’événement. Nous sommes déterminé.e.s à offrir des processus et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle, et nous encourageons les personnes membres de groupes dignes d’équité, notamment les personnes handicapées, les Noir.e.s, les Autochtones et les personnes de couleur, à présenter leur candidature. Vous trouverez davantage de détails sur le site Web du Congrès. La date limite de présentation des candidatures est le 25 février 2022.
Page Web du Centre des services aux conférencier.ière.s
La Fédération est ravie d’annoncer l’ajout d’une nouvelle composante dans la section Congrès 2022 de son site Web. Les conférencier.ière.s du Congrès peuvent maintenant s’adresser au Centre des services aux conférencier.ière.s pour obtenir divers conseils relatifs à la préparation de leur présentation.
Formulaire Événement ouvert
Guide de planification : section 4.2.3
Tous les congressistes, y compris ceux.celles qui s’inscrivent à votre conférence, à la conférence d’une autre association ou avec un laissez-passer communautaire peuvent assister à l’ensemble des événements ouverts du Congrès. Le fait d’ouvrir une ou plusieurs de vos séances au public donne l’occasion à vos membres de faire connaître leurs recherches. Le Formulaire Événement ouvert sera disponible en ligne sur le Portail organisateurs cette semaine. Vous devez remplir et soumettre un formulaire pour chacun des événements que vous souhaitez ouvrir au public d’ici le 4 mars 2022; par la suite, vous pourrez continuer à modifier les renseignements qui figurent dans le formulaire jusqu’au 29 avril 2022. Les événements confirmés seront inscrits au calendrier en ligne des événements ouverts sur le site Web de la Fédération.
Programme volontaire de relations avec les médias
Guide de planification : section 6.3.1
Le meilleur moyen de profiter d’une couverture médiatique avant et pendant le Congrès est d’encourager vos chercheur.euse.s à s’inscrire à notre programme volontaire de relations avec les médias. Notre équipe examinera les inscriptions reçues avant la date limite et sélectionneront les recherches qui présentent le meilleur potentiel de couverture médiatique en fonction du nouveau cycle et des tendances actuelles. On communiquera avec le chercheur ou la chercheuse sélectionné.e ainsi que vous même afin d’élaborer une histoire médiatique et de vous préparer pour les entrevues. Nous vous encourageons à inviter vos conférencier.ière.s à s’inscrire au programme volontaire de relations avec les médias avant le 22 avril 2022.
Protocoles, lignes directrices et pratiques recommandées autochtones pour un Congrès virtuel 2022
Guide de planification : section 4.4
Ce document préparé par la Fédération partage des lignes directrices et des pratiques exemplaires pour s’engager respectueusement avec les connaissances autochtones au Congrès. Il offre de l’information sur les protocoles recommandés pour travailler avec les aîné.e.s ou les gardien.ne.s du savoir et leurs aides, les cadeaux et les honoraires, et les cérémonies. Des lignes directrices sur les reconnaissances territoriales officielles pour le Congrès 2022 sont également incluses. Il sera disponible sur le Portail organisateurs cette semaine.