Upcoming tasks and forms
January 31: International Keynote Speaker Support Fund deadline
January 31: Aid for Interdisciplinary Sessions Fund deadline
February 3: Countdown to Congress meeting
March 4: Submit Open Event Listing Form (optional)
March 10: Submit Session Outline Form
March 25: Submit preliminary conference program (PDF)
March 31: Register your complimentary pass recipients
March 31: Early-bird registration deadline
Congress Open Events
Planning Guide: section 4.2.3
You may decide to open certain sessions of your conference to the public or registered attendees of other association conferences at Congress. Scheduling open events allows you to feature the research of your discipline to new audiences and encourage interdisciplinary discussions. It’s also a great way to garner media attention for a specific topic or speaker. Stay tuned for instructions on how to submit open events later this month.
Submit your Session Outline Form
Planning Guide: section 5.1
You can now submit your sessions outline for your virtual conference spaces. You will be asked to provide the date, time, estimated attendance, session, and desired Zoom format, as well as your preliminary open event and AV preferences for each of your association’s sessions. Provide the requested information no later than March 10 via the Organizers Portal. If you would prefer an Excel grid and/or require support to complete this task, please reach out to your Virtual Project Liaison.
CGMA applications are open
Planning Guide: section 4.3.3
The Federation is pleased to offer an award program to help facilitate the participation of graduate students in Congress activities. The Congress Graduate Merit Award (CGMA) consists of a $500 cash value paid directly to the recipient. As a merit-based award, it serves to recognize and celebrate the academic excellence of deserving graduate students who present their work at Congress. To apply, please consult the Organizers Portal for information on your association’s CGMA allocation, review the guidance and eligibility criteria available in the resources section of the portal and submit the CGMA Form through the Organizers Portal by April 12.
Verify your association’s information on the Federation website
All Program Chairs are responsible for verifying that the information posted online about your association at www.federationhss.ca/congress-conferences is complete and up to date. In addition, please monitor the schedule of events and consider relevant programming in your association’s conference program for your members to enjoy at www.federationhss.ca/congress-events.
Monitor associations registration list
Planning Guide: section 3.3.3
Organizers are able to view real-time reports of all attendees who have registered for your association’s conference in the Organizers Portal. Registration reports will provide organizers with a listing of all attendees’ contact information, the total fees paid per registrant, and registration totals per fee category. You are expected to regularly download registration reports to keep track of your conference attendees. Please review the list of attendees who have registered for your association’s conference by clicking the corresponding link in the Reports section of the Organizers Portal.
Tâches et formulaires à remplir
31 janvier : Date limite pour présenter une demande pour le Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque
31 janvier : Date limite pour présenter une demande pour le Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires
3 février : Réunion En route vers le Congrès
4 mars : Soumission du Formulaire Événement ouvert (facultatif)
10 mars : Soumission du Formulaire Plan de séance
25 mars : Soumission du programme préliminaire de votre conférence (PDF)
31 mars : Inscription des bénéficiaires de vos laissez-passer gratuits
31 mars : Date limite de préinscription
Événements ouverts du Congrès
Planning Guide : section 4.2.3
Vous pouvez décider de permettre au public ou à d’autres personnes inscrites aux conférences d’autres associations de participer à certaines séances de votre conférence lors du Congrès. L’organisation d’événements ouverts vous permet de présenter à de nouveaux publics des recherches qui ont été menées en lien avec votre discipline, ainsi que de favoriser la tenue de discussions interdisciplinaires. Il s’agit également d’un bon moyen d’attirer l’attention des médias sur un sujet ou une conférencier.ère en particulier. Demeurez à l’affût plus tard ce mois-ci nous communiquerons la marche à suivre pour présenter des événements ouverts.
Soumission du Formulaire Plan de séance
Planning Guide : section 5.1
Vous pouvez maintenant soumettre votre plan de séance pour vos espaces de conférence virtuelle. Vous devrez fournir sur ce formulaire la date, l’heure, le nombre estimé de participant.e.s, le format Zoom souhaité des séances, ainsi que vos préférences en matière d’événement ouvert préliminaire et d’équipement audiovisuel pour chaque séance offerte par votre association. Veuillez fournir les renseignements demandés au plus tard le 10 mars par l’intermédiaire du Portail Organisateurs. Si vous préférez utiliser une grille Excel ou si vous avez besoin d’aide pour mener à bien cette tâche, veuillez communiquer avec votre préposé.e de projet virtuel.
Les candidatures pour le PMCSC sont ouvertes
Planning Guide : section 4.3.3
La Fédération est heureuse de proposer un programme de financement pour aider les étudiants aux cycles supérieurs à prendre part aux activités du Congrès. Le Prix du mérite des cycles supérieurs du Congrès (PMCSC) consiste en une bourse de 500 $ qui est versée directement au lauréat.e. Fondé sur le mérite, ce prix vise à reconnaître et à célébrer l’excellence universitaire des étudiant.e.s des cycles supérieurs qui présentent leurs travaux dans le cadre du Congrès. Pour présenter votre candidature, rendez-vous sur le Portail Organisateurs afin d’obtenir des renseignements sur l’attribution du PMCSC à votre association et de consulter les directives et les critères d’admissibilité dans la section « Ressources » du portail. Veuillez soumettre le Formulaire du PMCSC par l’entremise du Portail Organisateurs d’ici le 12 avril.
Vérification des renseignements liés à votre association sur le site Web de la Fédération
Tou.te.s les responsables de programme doivent vérifier que les renseignements liés à leur association qui sont publiés en ligne à l’adresse www.federationhss.ca/fr/congres-conferences sont complets et à jour. Veuillez par ailleurs suivre le calendrier des événements à l’adresse www.federationhss.ca/fr/congres-evenements et songer à inclure la programmation pertinente au programme de conférence de votre association afin d’en faire profiter vos membres.
Suivi de la liste d’inscription de votre association
Planning Guide : section 3.3.3
Les organisateur.trice.s sont en mesure de consulter en temps réel les rapports de tous les congressistes qui se sont inscrits à la conférence de leur association en se rendant dans le Portail Organisateurs. Les rapports d’inscription fournissent les coordonnées des congressistes, les frais totaux payés par congressiste inscrit et le total des inscriptions par catégorie de frais. Vous êtes encouragé.e.s à télécharger périodiquement les rapports d’inscription afin de faire le suivi des personnes qui se sont inscrites à votre conférence d’association. Consultez la liste des congressistes qui se sont inscrits à votre conférence d’association en cliquant sur le lien correspondant dans les Rapports du Portail Organisateurs.