Organizers Portal: access via federationhss.ca/congress/organizers-portal
Planning Guide (PDF)
Welcome to the Congress 2022 planning cycle!
This is the first of a series of emails supporting Congress 2022 organizers. On a bi-monthly basis, we will share deadline reminders, tips, planning news, and programming updates to guide you through your association's conference planning process. Refer to your Planning Guide often, visit the Organizers Portal to complete all your tasks, and never hesitate to send us an email if in doubt. Thank you for volunteering your time and energy; we are here to ensure you have a great experience, and plan a successful conference!
Reminders and upcoming deadlines
- November 12: Submit Association Signing Authority Form
- November 19: Submit Association Conference Fees Form
- November 26: Upload your association membership email list
- November 26: Upload your Association Conference Details Form
Virtual Planning Meeting video and presentation!
Did you miss the Virtual Planning Meeting or wish to view it again? Not to worry, we’ve got you covered! View the video recordings and access a copy of the PowerPoint presentations from the Resources section of the Organizers Portal.
Identify your Congress signing authorities before Friday
Planning Guide: section 3.2.1
Members of your association’s planning team who you have identified as a ‘signing authority’ will be authorized to charge expenses against your Congress account. Keep in mind that only these individuals will be able to approve charges during Congress, such as AV equipment or the hours worked for any hired association assistants. Submit the Association Signing Authority Form via the Organizers Portal by this Friday, November 12. Please note you can update these contacts at any time during the planning cycle, for instance if someone is no longer a part of your planning team, by sending an email to organizers@federationhss.ca.
Set your association conference fees
Planning Guide: section 3.3.1.2
With the help of your association, you’re responsible for setting and submitting your conference fees for Congress (which do not include your association’s membership fee). Fill in the Association Conference Fees Form via the Organizers Portal by November 19. Remember to check your association’s historical data in the portal, too!
Upload your membership email list
Planning Guide: section 6.3.1
Distributing email communications to your members is just one of the many ways that we help promote your conference and Congress as a whole. To help spread the word about your conference at Congress 2022 and encourage your members to register, upload a complete copy of your association’s CASL-compliant membership email list via the Organizers Portal by November 26. For a seamless upload, download and use the template.
Promote your conference on the Congress section of the Federation's website
Planning Guide: section 4.2.1
It’s time to start thinking about how you would like to showcase your association’s conference at Congress! For us to populate your association conference page in the Congress section of the Federation’s website, you’ll need to complete the Association Conference Details Form. The purpose of this form is to gather an overview of your conference, including a short and compelling rationale to spark the interest of potential attendees and prompt them to register. Submit this form (via the Organizers Portal) by November 26 and your content is guaranteed to be up before registration opens in January.
Portal organisateurs : via federationhss.ca/fr/congres/portail-organisateurs
Guide de planification (PDF)
Bienvenue au cycle de planification du Congrès 2022!
Ceci est le premier d’une série de courriels conçue spécialement à l’intention des organisateur.trice.s du Congrès 2022. Sur une base bimensuelle, nous communiquerons des rappels d’échéances, des conseils, de l’information sur la planification et des mises à jour au sujet de la programmation afin de bien planifier votre conférence d’association. Reportez-vous régulièrement à votre Guide de planification, visitez le Portail Organisateurs pour effectuer toutes vos tâches, et n’hésitez jamais à nous écrire si vous avez le moindre doute. Merci d’avoir offert votre temps et votre énergie; nous sommes là pour faire en sorte que votre expérience soit des plus enrichissantes, et votre conférence des plus réussies!
Rappels et échéances à venir
- Le 12 novembre : Soumettre le Formulaire Pouvoir de signature
- Le 19 novembre : Soumettre le Formulaire Frais de conférence d’association
- Le 26 novembre : Télécharger la liste de diffusion des membres de votre association
- Le 26 novembre : Soumettre le Formulaire Détails de conférence d’association
Vidéo et présentation de la réunion de planification
Vous avez manqué la réunion de planification virtuelle ou souhaitez la revoir? Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu’il vous faut! Vous pouvez visionner les enregistrements vidéo et accéder à une copie des présentations PowerPoint dans la section Ressources du Portail Organisateurs.
Identifier vos signataires autorisé.e.s au Congrès avant vendredi
Guide de planification : section 3.2.1
Les membres de l’équipe de planification de votre association que vous avez désignés comme signataires autorisé.e.s seront autorisés à porter des dépenses à votre compte du Congrès. Notez bien que seules ces personnes pourront approuver les frais pendant le Congrès, comme le matériel audiovisuel ou les heures travaillées pour tou.te.s les adjoint.e.s d’association embauché.e.s. Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature dans le Portail Organisateurs d’ici le vendredi 12 novembre. Vous pouvez mettre à jour ces personnes-ressources en tout temps pendant le cycle de planification, par exemple si quelqu’un ne fait plus partie de votre équipe de planification, en communiquant à l’adresse organisateurs@federationhss.ca.
Établir vos frais de conférence
Guide de planification : section 3.3.1.2
Avec l’aide de votre association, vous êtes responsable d’établir et de soumettre vos frais de conférence pour le Congrès (qui n’incluent pas les frais d’adhésion de votre association). Remplissez le Formulaire Frais de conférence d’association dans le Portail Organisateurs d’ici le 19 novembre. N’oubliez pas de consulter les données historiques de votre association dans le portail, également!
Télécharger votre liste de diffusion aux membres
Guide de planification : section 6.1
L’une des nombreuses façons dont nous pouvons aider à promouvoir votre conférence et l’ensemble du Congrès est de distribuer des communications par courriel à vos membres. Pour aider à faire passer le message au Congrès 2022 et encourager vos membres à s’inscrire, téléchargez la liste de diffusion aux membres complète et conforme à la LCAP de votre association sur le Portail Organisateurs avant le 26 novembre. Pour éviter tout problème lors du téléchargement, téléchargez et utilisez le modèle.
Promouvoir votre conférence dans la section Congrès du site de la Fédération
Guide de planification : section 4.2.1
Il est temps de commencer à réfléchir à la manière dont vous aimeriez présenter la conférence de votre association au Congrès! Vous devrez remplir le Formulaire Détails de conférence d’association afin que nous puissions remplir la page de votre conférence d’association dans la section Congrès du site Web de la Fédération. Ce formulaire a pour but de recueillir un aperçu de votre conférence, y compris une courte explication intéressante pour susciter l’intérêt des participant.e.s éventuel.le.s et les inciter à s’inscrire. Soumettez ce formulaire (via le Portail Organisateurs) d’ici le 26 novembre et la présentation de votre contenu sera garantie avant le début des inscriptions en janvier.