Fraîchement débarquée sur le campus de la University of Calgary pour la Réunion de planification du Congrès 2016, mon regard se pose en premier sur les couleurs d’automne. Nous sommes le mercredi 30 septembre 2015 et des milliers de feuilles multicolores tapissent le sol de l’université pour l’occasion. Le campus est tout simplement magnifique : entre le nouveau complexe moderne et environnemental EEEL où se tiendront les réceptions du recteur, la salle de concert Eckhardt-Grammatté Hall du Rozsa Centre à l’acoustique incroyable où les conférenciers Voir grand s’exprimeront, et le grand et lumineux gymnase Jack Simpson où se tiendra le bureau d’inscription et où l’Expo du Congrès affichera fièrement ses tous nouveaux kiosques, je sens déjà que ce Congrès sera une réussite. Sans oublier le Den & Black Lounge où les congressistes, auparavant habitués à la tradition du Grand Chapiteau, pourront découvrir un choix de plats et de boissons sans précédent au Congrès. J’ai eu la chance de séjourner au convivial Hotel Alma sur le campus. Mais ceux qui préfèrent être proche du centre-ville pourront bénéficier de toute une sélection d’hôtels aux tarifs préférentiels du Congrès, pour la plupart situés le long de la ligne du CTrain. Le centre-ville n’est qu’à 15 minutes de trajet du campus! Autant dire que le Congrès 2016 aura des allures de vacances.
Mais revenons-en à la raison de ma visite : la Réunion de planification. Dans la belle salle voûtée du Rozsa Centre, les responsables de programme et coordonnateurs locaux se pressaient pour récupérer leurs Guides de planification et prendre place autour d’un café. Devant une salle comble, la présentation a commencé : comment réserver une salle via le Système de demande du Congrès? Comment bénéficier d’un financement de la part de la Fédération? Quelles opportunités médiatiques sont offertes à mon association?
En qualité de membre de l’équipe communication de la Fédération, y participer fut une étape importante pour moi dans le cadre du processus de planification. J’ai beaucoup appris et ai pu observer de nombreux organisateurs studieux prendre des notes dans l’espoir de se familiariser avec un rôle des plus intimidants! Les échéances se suivent rapidement, et ils devront rassembler beaucoup d’informations en peu de temps. Mais ils sont bien entourés. Après tout, c’est le 85ème Congrès des sciences humaines! Les équipes de la Fédération et de la University of Calgary sont là pour les aiguiller tout au long du processus, et tout est bien expliqué dans le Guide de planification qui leur a été remis. Des courriels rappelant les échéances importantes leur seront envoyés tous les vendredis.
Au-delà de la beauté du campus et de la pertinence de l’information partagée à la réunion, je retiens surtout une vision nouvelle du Congrès 2016. Les images ont pris forme sous mes yeux, le cheminement s’est dessiné. Je comprends mieux les enjeux, et petit à petit j’apprivoise le processus de planification. D’ici huit mois, moi-même et plus de 8 000 congressistes seront rassemblés en ce lieu. J’espère qu’au-delà de la conférence d’association de chacun, les esprits se rencontreront, la connaissance créera des ponts, et l’esprit du Congrès sera présent pour assurer un événement inoubliable. Avec ce que j’ai pu observer pendant ces deux jours, tout est possible.