Emplois et propositions

Nous avons un poste à pourvoir immédiatement pour une personne dévouée et bilingue qui rejoindra notre équipe en tant qu’Agent.e de programme, Subvention du livre savant (PAES). Le ou la candidat.e retenu.e rejoindra un groupe dynamique de personnes qualifiées travaillant ensemble dans un environnement amical et inclusif.

La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. Elle regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheur.euse.s et étudiant.e.s des cycles supérieurs au Canada.

Les Subventions du livre savant, anciennement Prix d’auteurs pour l’édition savante (PAES), financent des livres savants canadiens qui apportent une contribution importante aux sciences humaines. Il s'agit d'un programme concurrentiel qui accorde chaque année 180 Subventions de publication de 8 000 $ et cinq Subventions de traduction de 30 000 $.

Le Congrès annuel des sciences humaines est la rencontre de plus de 70 sociétés savantes, chacune tenant sa conférence annuelle sous un même toit, et constitue le plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Il s'agit du plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Le Congrès, qui se tient généralement à la fin du mois de mai et au début du mois de juin, est organisé chaque année par la Fédération.

Pour plus d'informations sur la Fédération, consultez le site www.federationhss.ca/fr.   

Résumé

L’Agent.e de programme, Subvention du livre savant, est chargé.e de coordonner et d'administrer le programme de la Subventions du livre savant (ASPP). Sous la responsabilité de la responsable des programmes, l’Agent.e de programme traite les soumissions et coordonne le processus d'examen, gère les bases de données et veille à l'exactitude du classement et de la tenue des dossiers, assure la liaison avec les parties prenantes du programme et établit des rapports sur l'état d'avancement des projets.

Le ou la candidat.e idéal.e a le souci du détail et des résultats, possède d'excellentes aptitudes d'organisation et de gestion du temps, de bonnes aptitudes à la communication en anglais et en français, et une solide expérience des systèmes de gestion des subventions, de la mise à jour des bases de données sur les subventions et de la gestion des programmes.

Il s'agit d'un poste hybride qui exige que le ou la candidat.e retenu.e se rende à notre bureau d'Ottawa deux jours par semaine.

Fonctions et responsabilités

Gestion des subventions : 

• Gérer le traitement des nouvelles soumissions, en veillant à ce qu'elles soient complètes, éligibles et conformes aux lignes directrices en matière de conflits d'intérêts.
• Classer et organiser les documents de soumission avec précision selon les protocoles spécifiés.
  Coordonner la distribution des soumissions aux évaluateur.trice.s de mérite via le logiciel de gestion des subventions, en veillant à ce que les affectations correspondent à l'expertise et en gérant les conflits d'intérêts.
• Faciliter les évaluations en temps voulu grâce à un suivi et une communication systématiques
• Gérer le processus d'accord et de rejets en compilant et en organisant les scores des demandes, en révisant les commentaires des évaluateur.trice.s du mérite et en préparant des feuilles de calcul de recommandations pour en discuter avec la Responsable des programmes.
• Envoie des lettres de décision aux demandeur.euse.s retenu.e.s, tout en tenant des registres précis.
• Préparer et distribuer aux parties prenantes des tableaux mensuels de mise à jour de l'état d'avancement.
• Enregistrer et mettre à jour les données dans la base de données et fournir une assistance aux demandeur.euse.s qui naviguent dans le processus de soumission et le logiciel.
• Gérer le processus de renouvellement du comité en identifiant et en invitant de nouveaux membres potentiel.le.s, en assurant le suivi des invitations et des réponses, en veillant à la diversité et à l'expertise au sein du comité et en facilitant l'intégration des nouveaux.elles membres. 
• Contribuer à l'établissement de rapports sur l'état d'avancement du projet et sur les objectifs, le cas échéant

Coordination du programme :

• Coordonner les paiements de subventions en assurant la liaison avec les bénéficiaires, en veillant à ce que tous les documents requis soient reçus et organisés, en préparant les demandes de paiement et les lettres, et en facilitant le décaissement des subventions en temps voulu, conformément aux lignes directrices du programme et aux objectifs de l'exercice fiscal.
• Assurer la liaison et la consultation avec les associations savantes et les éditeur.trice.s afin de garantir une participation adéquate et appropriée au programme, notamment en trouvant des évaluateur.trice.s approprié.e.s et en veillant à ce qu'il y ait une bonne représentation au sein des comités de programme. 
• Diffuser régulièrement des informations sur les mises à jour du programme auprès des éditeur.trice.s et des autres parties prenantes (y compris des informations sur le libre accès, et l'équité, la diversité et la décolonisation (EDID)).
• Fournir un soutien administratif aux réunions du Conseil scientifique en programmant des réunions, en préparant des documents et des présentations et en rédigeant des compte-rendu de la réunion détaillés afin d'assurer une communication et une documentation efficaces des activités du comité.
• Soutenir la coordination des Prix du Canada, notamment en soutenant la planification de la cérémonie annuelle et en contribuant aux plans de promotion et de communication.
• Se tenir au courant des nouvelles tendances et des nouveaux enjeux, afin que les Subventions du livre savant et les Prix du Canada restent d'actualité et efficaces.
• Travailler en étroite collaboration avec d'autres domaines fonctionnels au sein de la Fédération, le cas échéant.

Exigences du poste 

• Au moins deux ans d'expérience pertinente dans le soutien d'un programme de subventions.
• Capacité avérée à traiter de grandes quantités de travail avec rapidité et précision.
• Capacité avérée à naviguer et à utiliser efficacement la suite Microsoft Office, et en particulier Word et Excel.
• Compétences avancées en matière de logiciels, notamment les logiciels de gestion des subventions tels que Salesforce, CommunityForce ou Good Grants. 
• Excellentes capacités de communication en anglais et en français
• Solides aptitudes en matière de gestion du temps et d'organisation, avec une capacité démontrée à gérer les flux de travail du programme et à atteindre les objectifs. 
• Des déplacements seront nécessaires pour l'événement du Congrès et d'autres réunions.

Compétences

• Le bilinguisme en anglais et en français. 
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à travailler avec plusieurs membres de l'équipe et parties prenantes. 
• Souci du détail, avec un fort accent sur l'organisation, la planification et le suivi. 
• Esprit d'entreprise, initiative, créativité et attitude proactive. 
• Clarté d'expression - à la fois à l'écrit et à l'oral.   
• Sentiment d'appropriation des tâches et motivation à aller jusqu'au bout pour atteindre les objectifs personnels et ceux de l'équipe. 
• Capacité à travailler sous pression, à respecter des échéances concurrentes et à s'adapter facilement. 
• Un respect sincère des valeurs et des différences que tous les membres d'une petite équipe apportent à un environnement de travail ; une capacité d'adaptation à différentes approches et une flexibilité permettant de prendre de nouvelles directions si nécessaire. 
• Démontre un engagement envers les valeurs, la vision et l'orientation de la Fédération. 
• Être à l'aise avec une grande variété de technologies et de logiciels. 
• Un bon sens de l'humour.

Compensation

• Salaire de départ : 48 300 $ - 54 600 $ (proportionnel à l'expérience)