Tâches à venir et formulaires
- En cours : Vérification de l’exactitude des coordonnées de votre association qui figurent sur le site Web du Congrès.
- Le 25 mars : Envoyez le programme préliminaire de la conférence (PDF)
- Le 31 mars : Date limite de préinscription
- Le 31 mars : Date limite de l’inscription au laissez-passer gratuit
- Le 7 avril: Assistez à la réunion En route vers le Congrès
- Le 8 avril: Envoyez votre demande de matériel audiovisuel et de services d’accessibilité
Révisez le modèle des données des séances
Le lien pour accéder au modèle des données des séances de votre association est disponible à la page d’accueil du Portail Organisateurs. Veuillez confirmer la révision de vos données des séances avec votre préposé.e de projet virtuel (PPV) d’ici le 25 mars.
Ne manquez pas la date limite de préinscription
Guide de planification : section 3.3.1.1
La date limite pour s’inscrire au Congrès et profiter du tarif préinscription est le 31 mars. À compter du 1er avril, tous les frais d’inscription du Congrès augmenteront aux tarifs réguliers. Veuillez encourager vos membres à s’inscrire avant la fin du mois.
Détenteurs de laissez-passer gratuits
Guide de planification : section 3.3.4
N’oubliez pas de demander à vos invité.e.s d’utiliser le laissez-passer gratuit de votre association pour s’inscrire. Les liens pour les laissez-passer gratuits se trouvent sous l'onglet Tâches & Formulaires > Liens pour les laisser-passer. Si un.e invité.e s’est déjà inscrit.e, vous pouvez demander le remboursement en envoyant un courriel à organizers@federationhss.ca. Consultez la section 3.1.1.3 pour obtenir des renseignements sur l’accès gratuit aux étudiant.e.s et aux participant.e.s noir.e.s et autochtones.
Envoyez votre demande de matériel audiovisuel et de services d’accessibilité
Guide de planification : section 5.2
Maintenant que votre association a eu l’occasion d’explorer le matériel audiovisuel et les services d’accessibilité offerts au Congrès 2022, veuillez envoyer vos exigences par l’intermédiaire du Portail Organisateurs. Le formulaire sera accessible demain, et votre association peut présenter des demandes jusqu’au 8 avril. Si vous avez des questions concernant le matériel audiovisuel ou les services d’accessibilité, ou si vous préférez effectuer cette tâche au moyen d’une grille Excel, veuillez communiquer avec votre PPV. Nous déploierons tous les efforts pour répondre à votre demande, mais rien ne garantit qu’une association recevra des services particuliers étant donné la forte demande de ressources requises durant le mois de mai. Les commandes reçues après le 8 avril 2022 sont assujetties à des frais supplémentaires de 15 %.
Rappel sur le contenu du salon d’accueil d’association
Guide de planification : section 5.3
Vous voulez faire bonne première impression? Le salon d’accueil de votre association est un excellent espace pour communiquer avec vos participant.e.s, mettre en évidence les points saillants de vos programmes et fournir le lien vers le site Web de votre association. C’est également dans votre salon d’accueil que vos participant.e.s trouveront les liens vers votre auditorium, le salon de réseautage et la salle d’affichage. Contacter votre VPL pour les ajustements finaux avant début avril.
Événements ouverts du Congrès
Guide de planification : section 4.2.3
Le Congrès 2022 compte plus de 100 événements ouverts destinés à toutes les personnes inscrites. Tous les événements ouverts sont publiés dans le calendrier des événements ouverts. Veuillez aviser vos membres que ces événements sont inclus dans leur inscription à la conférence et qu’ils sont encouragés à réserver du temps dans leur agenda pour y participer durant le Congrès.
Votre association a-t-elle soumis des événements ouverts? N’oubliez pas que vous avez jusqu’au 29 avril pour y apporter des changements.
Le Congrès est organisé en partenariat avec :
Social Science Humanities and Research Council | Conseil de recherches en sciences humaines
Mitacs
Canada Foundation of Innovation | Foundation canadienne pour l'innovation
Universities Canada| Universités Canada
SAGE Publishing