Les associations qui renoncent à leur participation sont redevables de deux types de frais d'annulation : les frais d’annulation de participation au Congrès et les frais d'annulation des services contractés auprès de l'institution partenaire.  

Les frais d’annulation de participation au Congrès permettent à la Fédération de récupérer les coûts engagés, et d’honorer les obligations financières prises au nom des associations participantes. Ces engagements comprennent la réservation d’espaces et d’options d’hébergement, la garantie de conditions d’accueil accessibles, la fourniture des équipements nécessaires, etc.  

Les frais d'annulation des commandes d’'équipement audiovisuel, d'ameublement et de traiteur pour les associations sont facturés séparément par l'institution partenaire et ne sont pas perçus par la Fédération.

Par conséquent, ces deux types de frais et leurs conditions d'annulation respectives sont déterminés de manière indépendante.  

Si une association annule la tenue de sa conférence au Congrès, pourquoi la Fédération lui facture-t-elle des frais d'annulation alors qu’elle conserve les frais d'inscription au Congrès payés par ses membres? Les frais d'inscription ne sont-ils pas censés couvrir les coûts de planification encourus?

Les frais payés par les participant.e.s lors de leur inscription au Congrès sont composés de deux éléments :  

• Les frais d'inscription au Congrès, que la Fédération utilise pour organiser le Congrès, tant au niveau de l'infrastructure que de la programmation.
• Les frais de conférence d'association, que la Fédération perçoit au nom des associations participantes et leur redistribue intégralement après le Congrès.  

L’organisation du Congrès est très coûteuse. Lorsqu’une association annule sa participation au Congrès, les frais encourus reflètent les dépenses et les engagements financiers pris par la Fédération lors de la planification de l'événement. Ces dépenses ne sont pas entièrement couvertes par les frais d'inscription payés par les participant.e.s.  

La Fédération planifie le Congrès, organise les espaces et les activités et s'attend à ce qu'un certain nombre d'associations y participent, chaque association amenant un certain nombre de participant.e.s. Les services sont contractés et les ressources sont allouées sur la base de ces prévisions de participation. S'il s'avère que le Congrès compte moins de participant.e.s en personne que prévu, les engagements pris pour un événement d’une ampleur plus importante doivent quand même être honorés.

Les associations qui choisissent d'organiser leur conférence annuelle au Congrès signent un accord avec la Fédération. L'accord stipule que si une association se retire de l'événement, des frais d'annulation peuvent s'appliquer en fonction de la date du retrait. La Fédération s'attend à ce que toutes les conditions de l'accord soient respectées par les deux parties, l'association et la Fédération.  

Les associations qui ont décidé de transférer leurs sessions sur la plateforme virtuelle du Congrès n'ont pas eu à payer de frais d'annulation.  

La politique d'annulation des services fournis par l'institution partenaire est décrite dans les menus d’audiovisuel, d’ameublement et de traiteur qui ont été distribués à l'automne 2023. Ces politiques et frais sont établis et appliqués par le fournisseur de services. 

Pourquoi la Fédération ne s'est-elle pas engagée dans des discussions avec l’Association McGillienne des professeur.e.s de droit, ou n'a-t-elle pas soutenu le campement pro-Palestinien? La Fédération ne prétend-elle pas s'engager en faveur de l'équité, de la diversité, de l'inclusion, et de la décolonisation (EDID)?  

Par l'intermédiaire du Congrès, le rôle de la Fédération est de rassembler un réseau d'universités, de collèges et de sociétés savantes, et de promouvoir la valeur de la recherche et de l'éducation en sciences humaines.  

Nos efforts de défense des intérêts visent à mettre en lumière auprès des décideur.euse.s fédéraux.ales les contributions de nos chercheur.euse.s à la résolution des problèmes complexes de notre époque. La Fédération ne prend pas position sur les conflits du travail ou autres questions institutionnelles.  

Les efforts de la Fédération en matière d'EDID découlent des lignes directrices et des recommandations inclues dans le rapport « Créer une étincelle pour le changement » et sont guidés par le plan d'action sur l’EDID de 2024. La Fédération n'agit pas en tant qu'intermédiaire entre des groupes externes et une institution membre.  

La Fédération n'est pas intervenue dans le choix des participant.e.s de franchir ou non les piquets de grève. Pour répondre aux préoccupations des participant.e.s qui ne voulaient pas franchir les piquets de grève, la Fédération a offert aux associations participantes la possibilité de déplacer leurs conférences ou une partie de leurs conférences sur la plateforme virtuelle du Congrès. 

Depuis notre premier Congrès hybride en 2023, les participant.e.s ont pu assister aux sessions dans les deux formats et sont encouragé.e.s à choisir le mode de participation qu’elles ou ils préfèrent.

La date limite de remboursement des participant.e.s qui ne souhaitent plus assister est fixée afin de tenir compte des coûts liés à l'organisation du Congrès. La Fédération a annoncé que le Congrès n'aurait lieu que si le campus de McGill était sûr et accessible. Il est de notre responsabilité d'assurer la sécurité de nos participant.e.s. Nous avions mis en place un solide plan d'urgence et étions prêt.e.s à prendre les décisions nécessaires en cas de besoin.

La programmation et les événements étaient disponibles à la fois sur le campus et en ligne. La Fédération a mis des espaces de rencontre et de discussion à disposition  de celles et ceux qui souhaitaient participer en personne, et a également offert la possibilité de prendre part à une grande partie de la programmation du Congrès en ligne.  

En tant que Fédération, nous avons la responsabilité envers notre communauté d'assurer la durabilité du Congrès pour l'avenir de nos disciplines. L'organisation du Congrès prend plusieurs années. Nous avons des engagements financiers et des obligations contractuelles avec diverses parties, ainsi que des impératifs logistiques qui nous empêchent de modifier nos plans six semaines avant l'événement. Si nous avions annulé, l'impact financier et communautaire aurait mis en péril les futurs Congrès.  

Plus important encore, le Congrès est un rassemblement essentiel pour notre communauté, en particulier pour la prochaine génération d'étudiant.e.s et de chercheur.euse.s qui comptent sur le Congrès pour promouvoir et faire avancer leurs recherches. Ces contributions sont le fruit de nombreux mois de travail, dont le point culminant est leur présentation au Congrès. Nous jouons un rôle important dans la promotion de ces recherches auprès des décideur.euse.s politiques et du public.  

Notre décision de mener ce Congrès à bien reposait sur la nécessité de remplir notre mission, qui consiste à défendre l'importance et l'impact de nos disciplines dans la résolution des grands défis sociétaux.  

La Fédération n'agit pas en tant qu'intermédiaire et ne prend pas parti. McGill est membre de la Fédération, tout comme le sont les associations participantes. Nous avons voulu honorer notre partenariat avec McGill tout en apportant notre soutien aux associations pendant cette période difficile et en honorant nos engagements envers elles.  

Notre relation avec nos associations membres est très importante pour nous, et nous sommes conscient.e.s que les changements des dernières semaines ont entraîné des dépenses supplémentaires pour de nombreuses d’entre elles. Nous nous sommes engagé.e.s à examiner, une fois le Congrès terminé, la possibilité d'apporter un soutien financier aux associations. Nous reviendrons très bientôt vers les associations avec tous les détails.  

Les conflits du travail et les manifestations étudiantes font partie de la vie universitaire, et nous ne pouvons pas prévoir quand et où se produira la prochaine perturbation. Nous sommes en cours de révision des conditions de participation au Congrès et nous inviterons toutes les associations à prendre part à un dialogue visant à repenser l'avenir du Congrès prochainement. Ensemble, nous veillerons à ce que ce rassemblement annuel soit le reflet de notre communauté et nous réunisse toutes et tous. 

La Fédération perçoit les frais des conférences des associations pour le compte des associations participantes et les leur redistribue intégralement après le Congrès. La Fédération ne rembourse pas les inscriptions au Congrès 2024 aux congressistes après la date limite de remboursement du 15 avril. Toutefois, au cours des prochaines semaines, nous examinerons la possibilité d'apporter un soutien financier aux associations pour les aider à recouvrer les coûts liés à l'élaboration de plans alternatifs et/ou à rembourser leurs participant.e.s, si elles décident de le faire. La décision de la Fédération sera communiquée aux associations en août 2024. 

Les exposant.e.s de l'Expo ont été encouragé.e.s à poursuivre leurs projets de présentation de leurs livres et services tant qu'ils se sentaient à l'aise pour le faire. Cependant, au travers de nos discussions, il s’est avéré que la plupart des exposant.e.s ont décidé de retirer leurs activités sur place et, sans alternative virtuelle viable, l'Expo a dû être suspendue pour le Congrès 2024.   

Suite à cette décision, nous avons été en communication avec les exposant.e.s du Congrès 2024 pour discuter de cette issue et explorer les moyens de soutenir leur participation au Congrès 2025. 

Les lauréat.e.s pourront-ils/elles recevoir leur Prix du mérite pour les cycles supérieurs du Congrès ou leur Subvention pour les services de garde d'enfants et de personnes à charge même s'ils ou elles n'ont pas récupéré leur badge à McGill ou ne se sont pas connecté.e.s à la plateforme virtuelle du Congrès?

La Fédération peut confirmer la participation au Prix du mérite pour les cycles supérieurs du Congrès soit par un badge collecté sur place, soit, pour les participant.e.s qui n'ont pas souhaité se rendre sur le campus de McGill, par leur connexion à la plateforme virtuelle du Congrès. Nous contacterons les associations si nous ne sommes pas en mesure de confirmer leur participation par ces moyens.  

La subvention pour la garde d'enfants et de personnes à charge exige que les bénéficiaires aient présenté leur recherche au Congrès et qu'ils ou elles soient en mesure de fournir des reçus pour les frais de garde encourus. Ce fonds a toujours été inclusif des conférencier.ère.s participant sur place ou à distance. Si un bénéficiaire peut prouver qu'il ou elle a tenu une présentation à votre conférence et qu'il ou elle fournit des reçus pour les frais de garde d'enfants, il/elle recevra son financement. 

La date limite de confirmation de participation au Congrès 2025 est fixée au vendredi 6 septembre. Cette date a été choisie car nous comprenons que les associations ont besoin de temps pour examiner et discuter de la participation avec leurs membres. Elle tient également compte du fait que certaines associations pourraient vouloir attendre la décision concernant la redistribution financière des fonds du Congrès 2024, prévue en août, avant de confirmer leur participation au Congrès 2025. 

Le formulaire de participation comprendra une version révisée de l'entente de participation et de la clause d'annulation que les associations devront examiner avant confirmer. Les révisions sont basées sur les commentaires reçus. 

Non. Les associations peuvent choisir de ne pas organiser leur conférence lors du Congrès. Votre association peut choisir de participer au Congrès tous les ans, tous les deux ans ou pas du tout et restera un membre en règle tant qu'elle paiera ses frais d'inscription annuels auprès de la Fédération. 

L'adhésion à la Fédération va bien au-delà du Congrès. De plus amples informations sont disponibles sur le site www.federationhss.ca/fr/espace-membres/notre-offre. 

Le Collège George Brown a déjà démontré son aptitude à être un hôte engagé et solidaire. La Responsable académique du Congrès 2025, Margrit Talpalaru, professeure d'anglais et de communication, jouera un rôle déterminant dans l'élaboration de la programmation et du contexte du Congrès de cette année. Les professeur.e.s et les étudiant.e.s des centres académiques et des écoles de l'université s'engageront activement auprès des associations et des participant.e.s, jouant un rôle clé tout au long du cycle de planification et jusqu'à l'accueil de l'événement. 

Combler le fossé entre les collèges et les universités nécessite une collaboration au sein de l'écosystème universitaire, et nous nous réjouissons du rôle majeur que notre hôte de 2025 jouera dans cette entreprise. 

Les associations peuvent choisir d'avoir leur propre CL ou, si elles ne peuvent pas en trouver un.e au Collège George Brown, de se voir attribuer un.e CL par le Collège George Brown, à leur discrétion. Les CL du CGB travailleront en étroite collaboration avec le ou la Responsable de programme (RP) de chaque association. Grâce à leur expérience sur le terrain et à leurs relations préexistantes avec les différents services impliqués dans le Congrès, ces CL seront les mieux placé.e.s pour coordonner les réservations de salles des associations, ainsi que les commandes de matériel audiovisuel, de traiteur et d'ameublement.  

Le Congrès 2025 promet d'être un véritable partenariat avec le Collège George Brown. Si les associations choisissent de participer, elles peuvent s'attendre à découvrir de nombreux aspects du Congrès qu'elles n'ont peut-être pas pu voir en 2024. Il s'agit notamment des réceptions du recteur/de la rectrice, de l'Expo du Congrès, de la programmation planifiée et tenue par l'institution hôte, du soutien informatique centralisé et plus encore. Le Collège George Brown sera également la première institution à fournir une assistance logistique aux associations, sur demande, par le biais des Coordonnateur.trice.s locaux.ales assigné.es.

La Fédération s'engage à faire en sorte que les conférences d'associations puissent bénéficier des éléments suivants :

• Un cycle de planification de conférence robuste et personnalisé;
• Une équipe dévouée de professionnels de la planification pour vous aider;
• Des ressources exhaustives, cliniques et réunions de contrôle;
• Des possibilités de financement pour leurs événements et leurs membres;
• Un soutien, des conseils et des réductions pour les participant.e.s à votre conférence grâce à nos communications exhaustives.