Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, une nouvelle catégorie d’activités a vu le jour : les événements virtuels.
Lorsque la pandémie a frappé, les organisations qui tiennent habituellement des événements annuels – ou plus fréquents – de réseautage, d’éducation ou de salons professionnels ont dû les annuler les uns après les autres. Des entreprises technologiques avant-gardistes, telles que Forj, ont saisi l’occasion d’aider ces organisations à rester en relation avec leurs intervenants, leurs employés ou leurs membres en fournissant des plateformes qui améliorent l’accès et l’expérience des participants, et les résultats sont époustouflants.
L’un de ces exemples – et l’un des événements les plus importants et complexes pour lesquels Forj a fourni des services à ce jour – est le Congrès des sciences humaines (Congrès 2021), le plus grand rassemblement universitaire du Canada, qui a lieu chaque année en mai dans une université canadienne différente. Cet événement de grande envergure attire généralement de 5 000 à 10 000 congressistes et des dizaines de sociétés savantes différentes, avec plus de 1 700 sessions présentées pendant les neuf jours de l’événement.
Après avoir annulé l’événement de l’année dernière lorsque la COVID-19 est survenue, la Fédération et son partenaire, l’Université de l’Alberta, étaient déterminés à faire en sorte que le Congrès se déroule en ligne, malgré la tâche énorme que représente l’organisation d’un événement virtuel dynamique en temps réel de cette envergure et de cette complexité.
Du jour au lendemain, les équipes du Congrès de la Fédération des sciences humaines et l’Université de l’Alberta se sont concentrées sur les aspects techniques de l’événement et sur les possibilités en ligne illimitées que pouvait offrir un Congrès virtuel. Outre les centaines de sessions, l’idée était de permettre aux congressistes de faire du réseautage, de naviguer dans le hall virtuel d’exposition et dans les salles d’affichage des associations, de visiter des galeries conservées, d’assister à des spectacles préenregistrés et de se divertir avec des visites virtuelles d’Edmonton du 27 mai au 4 juin.
Ayant travaillé à plein temps avec Forj au cours des six derniers mois, les équipes du Congrès sont prêtes à fournir des résultats tout à fait remarquables, en utilisant une technologie révolutionnaire pour permettre aux milliers de congressistes du monde entier de découvrir le magnifique campus hôte de l’Université de l’Alberta et de nouer des relations dans le cadre de cette expérience commune.
Le nombre de personnes qui travaillent en coulisses pour réaliser ce projet est impressionnant. Plus de 400 membres d’équipe, dont des bénévoles, des techniciens, des équipes de soutien en direct, des équipes d’hébergement de diffusion sur le Web, des équipes d’archivage des données et des équipes chargées de la réussite des clients, participent à l’événement. Il y aura des personnes en direct chargées des tâches suivantes :
- Gérer les tables d’accueil des associations pour accueillir les congressistes à leur « arrivée » dans le « hall ».
- Orienter les congressistes pour qu’ils profitent du sac de l’événement virtuel offert aux visiteurs.
- Gérer les centres d’assistance et d’information tout au long de l’événement.
- Suivre en temps réel les quelque 1 700 sessions, dont 98 commencent simultanément à 9 heures du matin un des jours de l’événement.
- Agir en tant que techniciens dans chaque salle (la majorité des sessions étant en direct, avec quelques sessions en simulation, y compris une période de questions et réponses en direct après des présentations en direct ou préenregistrées).
- Présider et modérer chaque session.
- Agir en tant qu’opérateurs de la salle verte.
- S’assurer que chaque présentateur se présente avant sa présentation et qu’il est prêt à intervenir en direct à l’heure prévue.
- Effectuer des vérifications techniques 15 minutes avant chaque session avec chacun des présentateurs.
- Gérer et surveiller la discussion des congressistes et les boîtes vidéo en temps réel.
- Enregistrer 1 500 sessions et les archiver en temps réel pour les télécharger de nouveau sur la plateforme, accessibles jusqu’au 30 juin.
- Coordonner le salon professionnel et la partie réseautage de l’événement, les visiteurs pouvant laisser leurs cartes de visite aux kiosques, comme dans un scénario réel.
- Coordonner les pauses et les jeux tout au long de la conférence, des cours de yoga aux défis de type jouer pour gagner (avec des codes QR placés un peu partout sur la plateforme virtuelle et des prix importants offerts aux gagnants).
De plus, la plateforme Forj offre des options pour les sessions de type sous-titrage codé, interprétation simultanée et interprétation en langue des signes, ce qui a ajouté à la complexité de la plateforme. Elle met également l’accent sur l’accessibilité, en offrant aux visiteurs la possibilité de personnaliser les couleurs et les polices de caractères de leurs écrans, et d’utiliser des lecteurs électroniques ainsi que des lumières spéciales pour les personnes vivant avec un handicap, le TDAH, entre autres.
Un événement de cette nature représente une complexité, une planification et une coordination considérables. Tout doit se dérouler sans accroc, à la minute près. Tout le monde sait qu’un seul faux pas aura des incidences sur tout le programme de la journée et que ce faux pas n’est donc pas envisageable.
De multiples sessions de formation pour les bénévoles et les entrepreneurs ont lieu à l’approche de l’événement, et des quantités de documents sont passées en revue par toutes les personnes concernées. Des répétitions avec les principaux intervenants sont également en cours avec les techniciens d’événements, selon les besoins.
Ce qui est le plus étonnant dans cet événement virtuel en apparence plus grand que nature, est le fait que – mis à part les équipes qui travaillent à partir de trois lieux de production virtuels, à savoir le Centre de commandement Est (Ottawa-Fédération des sciences humaines), le Centre de commandement Ouest (Edmonton-Université de l’Alberta) et le siège virtuel (Forj) pendant les neuf jours de l’événement pour effectuer leur travail de coordination – tous les membres du personnel, conférenciers, présentateurs et congressistes seront en mesure de participer dans le confort de leur foyer. Les lieux de production virtuels du Congrès 2021 ont appliqué tous les protocoles relatifs à la COVID-19 afin que les équipes demeurent saines et sauves.
En fin de compte, la réponse aux conférences en ligne telles que le Congrès 2021 déterminera si les événements virtuels, ou une combinaison d’événements en personne et virtuels, constitueront la « prochaine » situation normale pour les rassemblements publics. Le temps nous le dira…